Deelnemer Management

Deelnemer management

Door de deelnemers efficiënt te beheren, kun je taken sneller uitvoeren en heb je een betere controle over de toegang tot de verschillende activiteiten van het evenement. Met behulp van onze krachtige deelnemer managementtool kun je uw contacten beheren, segmenteren en onderhouden in 1 omgeving!

REQUEST A DEMO
participant-management-3
participant-management-1
participant-management-2

Een overzicht van iedereen die met het evenement verbonden is

De deelnemersmodule is een van de belangrijkste modules van Azavista, omdat het je in staat stelt om informatie bij te houden over alle type event deelnemers.

Participant-management---Single-participant-2
Participant-management---Single-participant-3
Vorige
Volgende

Deelnemersbeheer features die je zoekt

Neem afscheid van spreadsheets. Je kunt nu al je event contactpersonen in een omgeving beheren, met een krachtige suite van functies om ze op de meest efficiënte manier te beheren..

Meerdere soorten deelnemers

Gasten, VIP-deelnemers, sprekers, panelleden, workshopleiders - je profiteert van een complete en geïntegreerde database van mensen die betrokken zijn bij jou evenement. Je kunt zoveel deelnemers selecteren als nodig is voor je evenement, zodat je later de rest van uw activiteiten op basis daarvan kunt plannen.

  • Vooraf gedefinieerde deelnemertypes
  • Creëer je eigen aangepaste types
  • Voeg deelnemers één voor één toe of upload eenvoudig een bestand van uw computer, Drive of Dropbox.

Geïntegreerd overzicht van alle deelnemers

Houd informatie bij met betrekking tot het deelnemers, zoals persoonlijke gegevens, zitplaatsen, uitnodigingen, RSVP-status en nog veel meer. Je kunt er ook voor kiezen om een standaard overzicht van de gegevens te hebben of een aangepast overzicht - wat het beste past bij de unieke behoeften van uw evenement.

  • Eén database voor alle contacten
  • Gebruikte filterset sorteren, filteren en opslaan
  • Geavanceerd zoeken naar deelnemers

Slimme deelnemerslijsten met segmentatie

Sorteer of filter je deelnemerslijst op basis van de door jou gekozen criteria. Segmenteer je database om de benodigde lijst te exporteren, stuur onder andere de juiste boodschap naar het juiste publiek. Azavista biedt slimme lijsten die automatisch in real time worden bijgewerkt, waardoor het hele proces gemakkelijker te beheren is.

  • Versiebeheer op foto’s van deelnemers
  • Contacten samenvoegen
  • Veranderings alerts inschakelen

Gemakkelijk aanpasbare lijsten

Toegang tot alle gegevens van je deelnemers en wijziging van hun registratie selectie, betalingsmogelijkheden of facturatiegegevens rechtstreeks via het dashboard. Het is aan jou of je het zelf doet of dat je de deelnemers de mogelijkheid geeft om dit zelf in te vullen.

  • Update deelnemers rijen in 1x in de vorm van bewerkbare cellen
  • Handmatig de status van de deelnemers één voor één of in bulk wijzigen
  • Zie deelnemers updates en wijzigingen in real time

Exporteren & delen

Exporteer je lijst eenvoudig naar verschillende bestandstypen. Het beste deel is dat je de deelnemers die je wilt exporteren kunt filteren en de specifieke datum kunt kiezen die jij nodig hebt. Deze lijst kan later worden gebruikt om kwalitatieve leads te genereren voor uw volgende evenementen.

  • Je exportkeuzes opslaan en benoemen voor toekomstig gebruik
  • Deel de deelnemerslijst met belanghebbenden via e-mail

Verbeterd deelnemer management door samenwerking in teamverband

Je lijst bevat niet alleen informatie over de deelnemer en de gegevens met betrekking tot de evenementen die hij/zij bijwoont of waarvoor hij/zij wordt uitgenodigd. Nu kunvje voor elke deelnemer aangepaste notities toevoegen, taken toevoegen en toewijzen aan je collega's en zelfs de volledige voortgang volgen.

  • Taken toewijzen aan collega’s
  • Voortgang bijhouden

Verschillende Integratie Mogelijkheden

Synchroniseer alle gegevens van je deelnemers in real time dankzij de integratie met verschillende andere platformen. Importeer de gegevens van andere platformen om je event planning en event marketing processen te stroomlijnen.

Plus nog veel meer features

Schakel waarschuwingen in wanneer een bepaalde wijziging aan een deelnemer of een groep deelnemers is aangebracht.

Deelnemers toevoegen door verschillende bestandstypen te uploaden of te importeren vanuit Drive en Dropbox.

E-mail één, alle of een selectie van deelnemers met volledig op maat gemaakte en gemerkte e-mailsjablonen.

Stel externe partijen in staat om mensen uit te nodigen voor uw evenement

Kies voor elk evenement welke uitgenodigde of geregistreerde deelnemers moeten worden goedgekeurd.

Wij ondersteunende organisaties van elk type en grootte

Azavista kan de meest veeleisende professionele evenementen ter wereld ondersteunen dankzij een reeks krachtige modules.

Accenture-logo
AkzoNobel-Logo
stibbe-logo
InsingerGilissen-logo
logo-soi-industry-consortium
Masterbrand-Logo
Vorige
Volgende

Explore more modules. Mix and match.

What can we do for you? Mix and match the modules that suit your unique needs.

Azavista is unique in its offering for event workflows. Event organisers can quickly create a variety of workflows for all modules in the Azavista platform. Here you can think of participant approval processes, content approvals, event approvals, budget workflows and many more. The workflow module is built in such a way that even complex processes can be created by event organizers without the need for engineering or workflow specialists.

Manage your team from only one interface to simplify the logistics and planning process of your event – avoid overwhelming your event planners with endless to-do lists and spreadsheets! Create and assign tasks lists to colleagues, external contacts, follow event progress and keep track of costs, attendance and project progress.

The right digital experience for your event with a fully branded event website. Leverage our simple but integrated content editing tool with our innovative templates, drag and drop elements, customizable fonts, and colors – or add a custom HTML, CSS or Javascript to promote your event in any way you can imagine.

Azavista gives you an integrated, real-time view of your participants list as well as the status of their registration, which can be easily edited and exported into different formats. By efficiently managing these aspects, you can carry out tasks and have better control over the access to the event activities.

Our CRM module allows you to manage a complete history of participants and organizations on all past and future events. It is completely customizable for your organization’s specific requirements. You can also use this module for campaigns and newsletters not connected to an event.

Our Networking & Event app is not only quick and easy to set up but is also very powerful and fully customizable for your company branding. Improve the impact of your events with the best mobile experience, that provides your attendees with networking opportunities, and the right content before, during, and after your event.

An essential part of the personal, high-quality event experience is having a fast and smooth quick check-in system. Participants are automatically checked-in by scanning a unique QR code generated for their tickets. Part of this solution is done by having badges automatically created and printed – for one attendee or for the entire guest list.

Allow your exhibitors to gather valuable information about the attendees that visit their stand by scanning the QR code from their badge. Exhibitors will have direct access to their new gathered leads so they can invite them for offside dinners and network events, outside of the official exhibition program.

Azavista collects data from every aspect of the event planning process to provide you with easy to understand insights that make it simple for you to make knowledgeable decisions. Check out the status of key planning variables by running instant online reports, exporting your data and sharing it with other team members. Set triggers and alerts also to other key stakeholders in your organization.

 Setting up registration forms for participants, speakers, sponsors, approvals and many more is one of the best features of our platform. You can easily use various templates so that creating a new event can be done in 3 clicks. Or create advanced forms with multiple steps supporting any requirement you need. Ease of use, flexibility and ability to customise are constructed in such a way that no training is needed to realise amazing results.

Events programs often have a large variety of dynamics, that’s why you’re enabled to create, manage and schedule different event activities, such as workshops, small seminars, meetings and much more – all within your event. Also, you can make real-time updates, and allow participants to register for their preferred or required sessions.

 

With our event ticketing solution, you can easily organize paid events for conferences, training and more. This module also allows adding other products as part of the shopping cart for your customer. In addition, we support various discount codes, multiple currencies. It is also possible to show specific products to specific audiences for example to organize sponsor packages. Finally, we offer full flexibility for the payment handler you would like to work with.

 

Our hotel and roomblock management module is specifically suitable for events where you manage hotel group bookings for multi-day events. You can customize the allocation with shoulders, pre and post nights for several hotels and manage groups from 10 to 2000 rooms. Participants can select their preferred hotel, room type in the registration form. Upon their registration confirmation, our systems automatically update the roomblock allocation, so you can keep control of your availability. In addition, there is also a setting to activate room sharing should this be a corporate policy in your organization.

Our solution simplifies the process of managing your own event suppliers. As well as sourcing of new suppliers for your event and delivering visibility into total spend. Whether it’s a venue, catering, help or something else – you can source the best option while having more control over the time spent securing the right supplier.

With our travel and flight integration solution, the Azavista Platform allows you to manage travel to your event destination. Travel of your participants from your various international offices can be organized with our integration into Sabre, Amadeus and TravelPort Galileo. The synced data allows you to plan transfers and logistics. The module supports individual and group travel. And finally, it allows to track your expenses for all flights part of your event.

Plan een demo in met een van onze consultants om Azavista verder te verkennen.

We staan klaar om de diverse event uitdagingen op te lossen. 

VRAAG DEMO AAN