We hebben de afgelopen jaren al een aantal innovaties en spannende ontwikkelingen mogen ervaren in de evenementen en conferentie-wereld, en ook dit nieuwe jaar is daarop geen uitzondering. Door al deze snelle veranderingen moeten evenementenplanners op de hoogte blijven van belangrijke trends voor 2020, zodat dit hun event planning kan ondersteunen.
1. Een blijvende focus op Duurzaamheid
Duurzaamheid staat als onderwerp al jaren op de trendlijst van events, omdat het nog altijd zeer relevant is. Totdat de nodige veranderingen zijn doorgevoerd binnen onze industrie zullen we dan ook in gesprek moeten blijven hierover.
Dit jaar gaan we meer eventplanners de keuze zien maken voor groenere oplossingen, om de impact van single-use plastic terug te dringen. Ook zullen we een toename zien in het gebruik van gerecycled materiaal voor eventdesign, en meer gebruik van recycling bakken om de hoeveelheid afval die op stortplaatsen terecht komt te verminderen. Naast deze voordehandliggende oplossingen om jouw evenement te verduurzamen, zijn er nog veel meer mogelijkheden:
- Locaties: zoek duurzame locaties uit
- Papierafval: verruil papier voor digitale communicatie
- Voedselafval: ontmoedig voedselafval met herbruikbare of hersluitbare etensbakjes
- Bloemen: kies bewust voor duurzame decoraties
- Groene energie: omarm op zonne-energie aangedreven elektronica
- Vervoer: stimuleer carpoolen en het gebruik van openbaar vervoer
- Verpakking: gebruik gerecycled of biologisch afbreekbare materialen
- Stands en meubilair: gebruik gerecycled materiaal voor stands op tentoonstellingen, beurzen of zelfs pop-up vergaderruimtes
- Goodie-weg: verruil je goodiebag voor een ‘digital goodie’
- Drinken: vervang de verkoop van individuele flesjes water of drinken. Maak in plaats daarvan gebruik van publieke waterkranen, grootverpakkingen of frisdrankmachines
2. Event Badges & Tickets
Event badges en ticketing zijn cruciaal voor eventplanners. Ze zijn een integraal aspect voor de organisatie van het evenement en voor het vastleggen van deelnemersgegevens. Voor dit jaar zien we een significante afname in het gebruik van papier voor tickets, bonnen en bevestigingen, aangezien alles wordt overgeschakeld op digitaal. De opkomst van RFID- en NFC-tags, QR-codes, apps voor evenementen en alle andere draagbare ticket technologie heeft het speelveld voor de event industrie voor altijd veranderd.
Nog niet zo lang geleden wachtten deelnemers in lange rijen bij aankomst op de evenementenlocatie, vanwege de inefficiënte registratie. Inmiddels zijn de onsite check-in en printoplossingen voor badges zeer snel en soepel geworden, met dank aan de laatste technologische ontwikkelingen. Een andere grote trend is het gebruik van badges, badgehouders en keycords van biologisch afbreekbaar materiaal. Dit soort producten worden in normale omstandigheden op een stortplaats binnen 5 jaar biologisch afgebroken, terwijl traditionele producten zoals vinyl badgehouders hier tot wel 400 jaar over kunnen doen!
De evenementenindustrie zal zeker doorgaan met het verder digitaliseren van ontvangstbewijzen en het verminderen van het gebruik van papier en plastic in de hele keten, totdat we ons niet meer anders kunnen herinneren.
3. Verhoogde mate van personalisatie
Niet elke deelnemer op jouw evenement maakt dezelfde reis. Een verbeterde personalisatie helpt hen precies te geven wat zij nodig hebben, daarom zal dit een van de grootste trends worden in 2020. Door de ervaring van de deelnemer volledig te personaliseren voeg je meer waarde toe aan jouw event, waardoor het goed doordacht en op maat aanvoelt. Hoewel er vele manieren zijn waarop u uw evenement kunt personaliseren, noemen wij de meest innovatieve:
AI en machinaal leren
Zonder twijfel behoren kunstmatige intelligentie (AI) en machinaal leren tot de meest veelbelovende technologieën in de evenementenbranche. Niet lang van nu zullen ze worden ingezet binnen alle aspecten van vergaderingen en conferenties. Met behulp van deze twee krachtige technologieën tillen eventplanners de ervaring van aanwezigen naar een hoger niveau, bijvoorbeeld door middel van optimalisaties in de agendaplanning, netwerken en individuele personalisatie van de ervaring.
Big Data
Big data is een krachtig instrument wat kan helpen bij het creëren van een succesvol evenement. Gedurende 2020 zal ook het gebruik van data bij het plannen en begeleiden van beslissingen over events op de voorgrond treden. Het gebruik van big data is ongetwijfeld een ongelofelijke kans op massale groei. We zien meer en meer gevallen waarbij de juiste inzet van data evenementenplanners helpt om belangrijke beslissingen te nemen op manieren die voorheen nog niet mogelijk waren.
4. All-in-One Event Management Software-platform
Een All-In-One Event Management Sofware is zo’n essentieel instrument voor evenementenplanners geworden, dat het een van de belangrijkste keuzes voor 2020 wordt.
Planners zijn voortdurend op zoek naar manieren voor het verlagen van de logistieke kosten voor sourcing en contracting. Omdat ze gebruik hebben leren maken van verschillende uiteenlopende, op zichzelf staande oplossingen, is een all-in-one platform een logische volgende stap.
Deze geïntegreerde oplossingen bieden flexibele modules en robuuste functionaliteiten voor de naadloze organisatie van een evenement en zijn volledig te integreren met andere tools die eventplanners gebruiken.
Daarnaast zijn er nog een aantal andere belangrijke voordelen van geïntegreerd platform voor evenementenbeheer:
- Laat deelnemers zich online registreren voor het evenement
- Verzorg een veilige verwerking van betalingen
- Verhoog de interactie van de deelnemers met exposanten, personeel en andere aanwezigen.
- Promoten van events via e-mail, evenementen websites en sociale media
- Maak en personaliseer sessies, evenementen schema’s en beursplannen
- Bouw aangepaste apps en integreer de ervaring van het evenement met de mobiele apparaten van aanwezigen
- Meet en analyseer de ROI van jouw evenementen
5. Digitale privacy
Hoewel het gebruik van data essentieel is om in 2020 een concurrentievoordeel te hebben, is digitale privacy net zo belangrijk. De algemene wet gegevensbescherming verordening van de Europese Unie is in werking is getreden en ook in de VS is er de “Mind Your Own Business Act” die wordt uitgerold. Als een evenement of conferentie vereist dat er persoonlijke gegevens van de deelnemers worden verzameld, moeten de planners ervoor zorgen dat ze op de hoogte zijn van alle digitale privacywetten die dit jaar worden toegepast.
Een All-In-One Event Management Software helpt planners, door alle vereisten voor gegevensbescherming te integreren. Zo wordt alle persoonlijke data van de deelnemers beschermd en voorkom je elk type beveiligingsinbreuken.
