Hotel & RoomBlock Management
Onze hotel- en room block management module is specifiek geschikt voor evenementen waarbij de boeking van hotelgroepen voor meerdaagse evenementen beheer worden. Je kan toewijzing met pre- en post nachten voor verschillende hotels aanpassen. De module stelt in staat om groepen van 10 tot 2000 kamers te beheren. Deelnemers kunnen in het registratieformulier hun voorkeurs hotel en kamertype selecteren. Na de bevestiging van hun registratie werken onze systemen automatisch de toewijzing van de kamer blokken bij, zodat je de controle over de beschikbaarheid kunt behouden.
Beheer van hotelboekingen. Houd controle over de beschikbaarheid en de allocatie
Onze hotel en roomblock management module is speciaal geschikt voor evenementen waar u meerdaagse boekingen voor hotelgroepen moet beheren.
Instellingen Groeps allocaties
Onze module stelt je in staat om eenvoudig groeps blokken op te zetten volgens de door jouw gecontracteerde hotels. Ook kan je verschillende kamertypes en verschillende contractuele tarieven per nacht toevoegen en bijwerken. Bovendien is er een optie om de annuleringsvoorwaarden toe te voegen zodat je de annulerings periodes en -kosten kunt bijhouden.
Deelnemers in staat stellen om hotels te selecteren
In het inschrijvingsformulier kan je de deelnemers de gewenste aankomst- en vertrekdatum en het kamertype laten kiezen. Je kan ook een specifiek hotel selecteren of gewoon een hotelcategorie laten selecteren, zodat je nog steeds flexibel gebruik kunt maken van de allocatie.
Voortgangsrapportages
Tijdens het registratieproces zullen de deelnemers de benodigde kamers aanvragen. Je kan instelling instellen waarbij de toewijzing automatisch wordt gevuld of ze automatisch in groepen toewijzen, bijvoorbeeld wanneer je meerdere hotels hebt. Je hebt een duidelijk overzicht van de beschikbare kamers per nacht en kunt de toewijzing eenvoudig aanpassen aan de ontwikkelingen. Je kunt ook kiezen voor een instelling waarbij de deelnemers betalen voor extra kamer en extra nachten, dit is zeer efficiënt voor het factureringsproces.
Deelnemers die kamers delen
Een ander unieke feature van onze module is het delen van de deelnemers ruimte. Sommige bedrijfs- en bedrijfsorganisaties hebben een intern beleid voor ruimteverdeling tussen medewerkers van hetzelfde geslacht. Met de functie voor het delen van kamers kunnen deelnemers kiezen met wie ze het delen van een kamer willen delen, de andere deelnemer kan dit dan goedkeuren.
Facturering en kostenbeheersing
Tot slot kan je door de integratie met het registratie proces met onze hotel module de hotelfactuur voor jouw groeps boeking beheren. Vaak zijn hotel facturen een grote puzzel om op te lossen, maar nu heb je een real time facturatie overzicht, dat je eenvoudig kunt delen met het betreffende hotel. Daarnaast kan je de kosten onder controle houden.
Vertrouwd door vele bedrijven wereldwijd
Wij werken samen met ’s werelds grootste merken om hen in staat te stellen de betrokkenheid tijdens evenementen te vergroten en een betere band met hun deelnemers te creëren.
Explore more modules. Mix and match.
Our CRM module allows you to manage a complete history of participants and organizations on all past and future events. It is completely customizable for your organization’s specific requirements. You can also use this module for campaigns and newsletters not connected to an event.
Our Networking & Event app is not only quick and easy to set up but is also very powerful and fully customizable for your company branding. Improve the impact of your events with the best mobile experience, that provides your attendees with networking opportunities, and the right content before, during, and after your event.
Our hotel and roomblock management module is specifically suitable for events where you manage hotel group bookings for multi-day events. You can customize the allocation with shoulders, pre and post nights for several hotels and manage groups from 10 to 2000 rooms. Participants can select their preferred hotel, room type in the registration form. Upon their registration confirmation, our systems automatically update the roomblock allocation, so you can keep control of your availability. In addition, there is also a setting to activate room sharing should this be a corporate policy in your organization. 
Plan een demo in met een van onze consultants om Azavista verder te verkennen.
We staan klaar om de diverse event uitdagingen op te lossen