Onze Gids voor een Succesvol Event Summit 2020

Business events, wie houdt er nu niet van? Het bezoeken van een event is een fantastische manier om nieuwe informatie op te doen van gewaardeerde leiders binnen jouw industrie, op de hoogte te blijven van trends in de markt, nieuwe vaardigheden te leren en nieuwe contacten te leggen.

0

Om de impact van jouw bezoek aan Event Summit 2020 te verdubbelen maakte wij een eenvoudig stappenplan voor voorafgaand, tijdens en na het event. Het magische woord: Strategie.

Er is enorm veel waardevolle content te vinden over verschillende strategieën voor het organiseren van events, maar nauwelijks wat over jouw strategie als bezoeker. Of je nu compleet nieuw bent op de beursvloer of een congres-dinosaurus, met deze gids weet je zeker dat je het maximale uit jouw dag haalt!

VOORAF – Definieer je doelen en hoe je deze behaalt

Voordat je Event Summit 2020 bezoekt, zul je eerst een duidelijk idee moeten hebben van hetgeen je eruit wilt halen. Afhankelijk van de redenen voor je aanwezigheid, zul je er een aangepaste aanpak op nahouden. Ben je erbij omdat je zoekt naar:

  • Nieuwe klanten?
  • Een nieuwe baan?
  • Nieuwe partners of sponsormogelijkheden?
  • Netwerkgelegenheden en nieuwe connecties?
  • Inzicht en onderzoek naar concurrenten?

Wanneer je het hoofddoel van jouw bezoek in kaart hebt gebracht, zul je moeten definiëren welke stappen je dient te nemen en deze moeten opdelen in concrete acties. Zo creëer je inzicht op de tijd die je nodig hebt en waar je jezelf op wilt focussen.

VOORAF – Plan de sessies die je wilt bezoeken

De meeste conferenties hebben een breed scala aan sessies om uit te kiezen – meer dan je kunt bezoeken binnen de tijd die je hebt. Wanneer je begint met plannen voor Event Summit, kijk dan niet alleen naar de sessies die je interesse hebben, maar plan daaromheen ook momenten voor ad-hoc meetings en ontmoetingen. Vergeet ook niet om wat tijd voor jezelf in te lassen om te rusten, of om te ontdekken wat het event nog meer te bieden heeft naast het sprekers programma.

Kom je in een sessie terecht die toch niet helemaal blijkt te zijn wat je ervan had verwacht? Twijfel in dat geval niet om er tussenuit te piepen om iets anders te zien. Het hele idee van een congresdag is dat je er het maximale uithaalt voor jezelf.

VOORAF – Weet met wie je wilt spreken

Afhankelijk van het hoofddoel van jouw bezoek zul je op zoek gaan naar specifieke leveranciers, prospects, partners of personeel. Zoek je naar nieuwe contacten of partners? Kijk met wie je in contact zou willen komen en probeer het gesprek aan te gaan voorafgaand aan het event, of plan vast een specifiek moment om verder te praten. Zo verklein je de kans dat je elkaar misloopt op de beursvloer. Jouw tijd is waardevol – en zo wil je ook met die van anderen omgaan.

Wanneer het aankomt op prospectie, onderschat dan niet de kracht van technologie. Zorg dat je bedrijven, sprekers of exposanten waarmee je in contact wilt komen volgt via LinkedIn, of volg hashtags gerelateerd aan het event in de aanloop ernaar toe.

Los van de mogelijkheden die sociale media en platformen bieden, heeft ieder zelfrespecterend netwerkevenement tegenwoordig wel een exposantenlijst of een Event-app waarmee je in aanloop naar het event kunt beginnen met netwerken. Bekijk deze minimaal een week vantevoren, zodat je weet hoe je deze in jouw voordeel kunt gebruiken.

VOORAF – Weet waar je naar zoekt

Op business to business events – met name wanneer je zoekt naar een specifieke oplossing of software – is het verstandig om je korte-, en lange termijn doelen in kaart te brengen. Veel bedrijven die een eenvoudig te implementeren oplossing aanbieden, hanteren een bezoekers-korting of (verlengde) gratis trial van hun software voor beursbezoekers die hun stand bezoeken.

Als je zoekt naar nieuwe leveranciers welke een grote impact hebben op je enterprise architectuur, houd er dan rekening mee dat een hoop exposanten het erg druk zullen hebben met opvolging van nieuwe acquisitie. Reactie-, en integratie tijden kunnen hierdoor toenemen. Het is dus verstandig om te weten wat de deadline voor implementatie is en deze te communiceren om onrealistische beloftes te voorkomen.

VOORAF – Laat anderen weten waar ze je kunnen treffen

Jij hebt iets te bieden wat iemand anders wil hebben, of dit nu een geweldig product is, fantastische vaardigheden, of ruimte voor een nieuwe leverancier of partners. In het beste geval heb je een gestructureerd contentplan klaar wat hierop inspeelt.

Net zoals voor een exposant, is het als bezoeker belangrijk om je netwerk te laten wanneer je aanwezig zal zijn. Breng anderen op de hoogte van je bezoek door erover te bloggen of updates te delen via LinkedIn. Vraag actief rond binnen jouw netwerk wie er nog meer zullen zijn, zodat je weet wie je er kunt treffen.

VOORAF – De logistieke voorbereiding

Het klinkt misschien als iets kleins, maar zoiets simpels als slechte logistieke voorbereiding kan enorm veel roet in het eten gooien. Zorg dat je weet hoe je de evenementenlocatie bereikt, waar je parkeert of het station kunt vinden en hoe je van en naar je hotel komt.

Event Summit 2020 vindt plaats in Ahoy Rotterdam, dus dat betekent dat er nog heel veel meer te beleven is rondom het event. Kijk of er leuke evenementen worden georganiseerd die je zou willen bezoeken via websites zoals We Own Rotterdam of Eventbrite.

TIJDENS – Hou bij met wie je spreekt

Hoeveel mensen kun je ontmoeten en spreken op een dag? Met een doelgericht plan en een agenda die up-to-date is – een hele hoop. Om te zorgen dat je bijhoudt met wie je het waarover hebt gehad, kun je een ‘bedankt regel’ voorbereiden.

Zo’n regel kan er zo uitzien:

“Hi [naam], bedankt dat je de tijd nam om met me over [onderwerp] te spreken. Ik ben erg geïnteresseerd om ons gesprek voort te zetten na dit evenement. Ik hoor graag wanneer dit uitkomt voor je.”

Of eenvoudiger:

“Hi [naam], leuk je te spreken over [onderwerp]. Ik zal dit opvolgen met meer informatie/data na het evenement.”

Op deze manier sla je twee vliegen in één klap door direct het contact op te volgen en te documenteren waar je het over hebt gehad, of meer over wilt weten. Het is ook een goede manier om te laten zien dat je proactief bent ingesteld, hiermee vergroot je de kans dat je opvalt tussen de andere mensen die het gesprek aan zijn gegaan.

TIJDENS – Wees duidelijk over je doelen

Je hebt je hoofddoel gedefinieerd en opgedeeld in actiepunten. De volgende stap samen met het daadwerkelijk uitvoeren van de acties, is het delen van je doelen. Mensen bezoeken een evenement om bruggen te bouwen, anderen te inspireren en verder te helpen.

Maak je zoekvraag zo specifiek mogelijk. “Ik wil ons team verdubbelen dit jaar en zoek naar meer informatie over ten minste 5 schaalbare Event Management Platformen die bij onze nieuwe koers passen”. Zo weet de ander of hij hier de juiste oplossing voor heeft, kent of weet te vinden.

TIJDENS – Hou trends en onze toekomst in het achterhoofd

Omdat het technologie landschap in rap tempo verandert, is het belangrijk goed uit te kijken naar trends die een platform krijgen tijdens Event Summit. Zo blijf je goed op de hoogte van hetgeen waar de evenementenindustrie zich mee bezighoudt en zich op voorbereid. Zorg dat je een lijstje bij je hebt en je ogen open houdt voor toekomstbestendige oplossingen en top trends binnen evenementen technologie.

TOP TREND: Duurzaamheid

Ondanks dat dit geen heel nieuw topic is voor de evenementenindustrie, is het relevanter dan ooit tevoren. Steeds meer planners kiezen voor milieuvriendelijke oplossingen om het gebruik van wegwerp-plastic te minimaliseren.

Houd je ogen open voor groenere alternatieven gedurende het event, zoals Onsite Badge Printing. Dit soort oplossingen bieden biologisch afbreekbare producten zoals badges, badgehouders en keycords.

TOP TREND: Verhoogde personalisatie

Dankzij technologische ontwikkelingen zoals Big Data, AI en Machine Learning, zijn event planners in staat om de bezoekerservaring naar een hoger niveau te tillen. Door middel van personalisatie kunnen zij precies bieden waar ieder individu specifiek op zoek is. Er zullen een hoop bedrijven aanwezig zijn tijdens Event Summit, dus ga vooral het gesprek aan om te ontdekken hoe dit in jouw event strategie past.

TIJDENS – Bezoek de social events

Maak wat tijd vrij om de social meetups te bezoeken tijdens het event, dit is namelijk de beste gelegenheid om anderen te leren kennen in een ontspannen sfeer. Event Summit organiseert een after-party en pauzes tussen sessies. Wees niet bang om contact te leggen met mensen gedurende deze intervallen, je zou zomaar een geweldig gesprek met een potentiële klant of partner overslaan.

NA – Blijf social

Dat Event Summit 2020 achter de rug is, betekent niet dat het gesprek dat ook is. Houd het vuurtje warm op social media! Onder #eventsummit kun je op platformen als LinkedIn of Twitter een bulk aan interessante informatie vinden. Sprekers delen hun ervaringen of samenvattingen van sessies die je wellicht niet hebt kunnen bijwonen.

Ook na afloop van het event wordt er vaak nog een hele hoop gedeeld, waar tijdens het event misschien geen tijd voor was. Gebruik dit in je voordeel en vind professionals binnen jouw industrie waarmee je in contact wil komen, of van wil leren.

NA – Volg op en personaliseer

Na afloop van het evenement is het tijd om de gesprekken op te volgen die je tijdens de beurs gestart bent. Volg mede-bezoekers en potentiële nieuwe klanten en leveranciers via professionele en sociale platformen, of via e-mail – in het geval zij deze hebben verstrekt aan je. Op deze manier weet je zeker dat de gelegde connectie stand houdt. Probeer iedere keer wanneer je contact legt te verwijzen naar jullie initiële interactie of leuke gesprek – zo versterk je de kans op een indruk die blijft hangen.

NA – Breng je nieuwe ideeën in de praktijk

Blok de dagen na Event Summit 2020 voor het bijwerken van je e-mail, maar reserveer ook tijd om in kaart te brengen wat je hebt geleerd en in de praktijk wilt toepassen. Vraag jezelf hierbij af:

  • Wat sprak je het meeste aan?
  • Hoe kun je deze informatie praktisch toepassen?
  • Op welke trends kun je direct inspelen?

Denk goed na hoe je alle nieuwe informatie verwerkt in jouw groeiplannen. Werk een plan uit met concrete stappen en actiepunten, zodat je deze kunt bewaren als leidraad in de periode na het event.

Bezoek je Event Summit 2020? We horen graag van je!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *