Reis- en vluchtbeheer
Met onze reis- en vluchtintegratie-oplossing kunt u de reizen van uw deelnemers vanuit verschillende internationale kantoren beheren! Dit kan worden georganiseerd met onze integratie in Sabre, Amadeus en TravelPort Galileo. Met de gesynchroniseerde gegevens kunt u transfers en logistiek plannen. De module ondersteunt individuele en groepsreizen. En ten slotte kunt u uw uitgaven bijhouden voor alle vluchten die deel uitmaken van uw evenement.
Beheer reizen naar uw evenementbestemming
Azavista integreert met GDS-systemen, Saber, Galileo, Amadeus. Dit maakt het mogelijk om vluchtreserveringen te integreren in Azavista en biedt de volgende functionaliteiten:
Reiswerkstroom via Azavista
Deelnemers en planners kunnen individuele en groepsboekingen aanvragen bij hun zakelijke reisagent via het Azavista-platform. De zakelijke reisbureaus reageren met opties via het platform en uiteindelijk maakt de deelnemer of planner de selectie van de gewenste optie. Nu zal de zakelijke reisagent het boekingsproces in het GDS-systeem voltooien en e-tickets uitgeven. Via de GDS-synchronisatie zijn de reis- en e-ticketinformatie direct zichtbaar op de persoonlijke registratiepagina van de deelnemer.
Reiswerkstroom via oplossingen van derden
Het is ook mogelijk om Azavista te verbinden met een externe oplossing voor het boeken van reizen, zoals Concur Travel en anderen. Hier boeken deelnemers hun eigen reis. De back-end van deze zelfboekingstool is nog steeds verbonden met de GDS-systemen. De GDS-synchronisatie met Azavista zorgt ervoor dat de geboekte vluchtgegevens beschikbaar zijn op de persoonlijke registratiepagina
van de deelnemer.
Reisgegevens voor logistieke planning
Een groot voordeel van deze integratie is de beschikbaarheid van aankomst- en vertrekgegevens voor elke deelnemer aan uw evenement. Hiermee kunt u uw transfer- en pendeldienst vanaf de luchthavens naar uw evenementlocatie regelen en plannen. Voor een aanvulling kunt u deze rapportage ook verrijken met live aankomstgegevens zodat uw logistieke planning nog geoptimaliseerd is.
Reisgegevens voor kosten- en budgetbeheer
Een ander groot voordeel van de integratie is de mogelijkheid om reiskosten voor uw evenement te volgen en te rapporteren. U kunt rapporten maken op basis van het type deelnemer, verschillende evenementen vergelijken en analyseren waar kostenbesparingen kunnen worden
gerealiseerd.
Vertrouwd door de beste in de branche
We werken samen met ’s werelds toonaangevende merken om hen in staat te stellen betrokkenheid te bevorderen en een diepe band te krijgen met hun bezoekers.
Ontdek meer modules. Mix en match.
Wat kunnen we voor je doen? Mix en match de modules die passen bij uw unieke behoeften.
Azavista is uniek in zijn aanbod voor evenementenworkflows. Organisatoren van evenementen kunnen snel verschillende workflows creëren voor alle modules binnen het Azavista-platform. Hierbij kun je denken aan goedkeuringsprocessen voor deelnemers, content, evenementen, budgettering en nog veel meer. De workflowmodule is zo gebouwd dat zelfs complexe processen door de organisatoren van evenementen kunnen worden gecreëerd zonder de noodzaak van engineering of workflow specialisten.
Beheer je team vanuit slechts één interface om het logistieke en planningsproces van je evenement te stroomlijnen – voorkom dat je evenementplanners het overzicht kwijtraken met eindeloze to-do lijsten en spreadsheets! Maak en wijs takenlijsten toe aan collega’s en externe contacten, volg de voortgang van het evenement en houd de kosten, participatie en projectvoortgang bij.
De juiste digitale beleving voor uw evenement met een volledig gepersonaliseerde evenementwebsite. Maak gebruik van onze eenvoudige maar geïntegreerde tool voor het bewerken van inhoud met onze innovatieve sjablonen, drag and drop, aanpasbare lettertypen en kleuren – of voeg een aangepaste HTML, CSS of Javascript toe om uw evenement te promoten op een manier die bij je organisatie past.
Azavista geeft je een geïntegreerd, real-time overzicht van uw deelnemerslijst en de status van hun registratie, die eenvoudig kan worden bewerkt en geëxporteerd in verschillende formaten. Door deze aspecten efficiënt te beheren, kun jetaken uitvoeren en heb je meer controle over de toegang tot de activiteiten van het evenement.
Onze CRM-module stelt je in staat om een complete historie van deelnemers en organisaties te beheren van alle voorbije en toekomstige evenementen. Het is volledig aanpasbaar aan de specifieke eisen van je organisatie. Je kunt deze module ook gebruiken voor campagnes en nieuwsbrieven die niet gekoppeld zijn aan een evenement. 
Onze Networking & Event app is niet alleen snel en eenvoudig op te zetten, maar is ook zeer krachtig en volledig aanpasbaar aan de hand van je eigen huisstijl. Verbeter de impact van je evenementen met de beste mobiele ervaring, die je deelnemers netwerkmogelijkheden geeft en de juiste inhoud biedt voor, tijdens en na je evenement.
Een essentieel onderdeel van een persoonlijke, hoogwaardige evenementervaring is het hebben van een snel en soepel inchecksysteem. Deelnemers worden automatisch ingecheckt door een unieke QR-code te scannen die wordt gegenereerd voor hun tickets. Een deel van deze oplossing wordt gedaan door badges automatisch te laten maken en afdrukken – voor één deelnemer of voor de hele gastenlijst.
Azavista verzamelt gegevens van elk aspect van het planningsproces van het evenement om u te voorzien van eenvoudig te begrijpen inzichten die het voor jou eenvoudig maken om met kennis van zaken beslissingen te nemen. Bekijk de status van de belangrijkste planningsvariabelen door direct online rapporten op te stellen, je gegevens te exporteren en te delen met andere teamleden. Stel ook triggers en waarschuwingen in voor andere belangrijke stakeholders in je organisatie.
Het opzetten van registratieformulieren voor deelnemers, sprekers, sponsors, goedkeuringen en nog veel meer is een van de beste eigenschappen van ons platform. Je kunt eenvoudig gebruik maken van verschillende sjablonen zodat je in 3 klikken een nieuw evenement kunt aanmaken. Of maak geavanceerde formulieren met meerdere stappen die elke vereiste ondersteunen die je nodig hebt. Het gebruiksgemak, de flexibiliteit en het vermogen om maatwerk te leveren zijn zo geconstrueerd dat er geen training nodig is om verbluffende resultaten te realiseren.
Evenementenprogramma’s hebben vaak een grote verscheidenheid aan dynamiek, daarom kun je verschillende evenementenactiviteiten, zoals workshops, kleine seminars, vergaderingen en nog veel meer, creëren, beheren en plannen – allemaal binnen je evenement. Ook kun jerealtime updates maken en deelnemers de mogelijkheid bieden zich in te schrijven voor hun favoriete of gewenste sessies.
Met onze event ticketing oplossing kun je eenvoudig betaalde evenementen organiseren voor conferenties, trainingen en meer. Deze module maakt het ook mogelijk om andere producten toe te voegen als onderdeel van de winkelmand voor je klant. Daarnaast ondersteunen wij diverse kortingscodes en meerdere valuta. Ook is het mogelijk om specifieke producten aan specifieke doelgroepen te tonen, bijvoorbeeld om sponsorpakketten te organiseren. Tot slot bieden wij volledige flexibiliteit voor de betalingsverwerker met wie u wilt samenwerken.
Onze hotel- en kamerblokbeheermodule is specifiek geschikt voor evenementen waarbij je de boeking van hotelgroepen voor meerdaagse evenementen beheert. Je kunt de toewijzing van verschillende hotels aanpassen en groepen van 10 tot 2000 kamers beheren. Deelnemers kunnen in het registratieformulier hun voorkeurshotel en kamertype selecteren. Na de bevestiging van hun registratie werken onze systemen automatisch de toewijzing van de kamerblokken bij, zodat je de controle over de beschikbaarheid kunt behouden. Daarnaast is er ook een instelling om het delen van kamers te activeren als dit het bedrijfsbeleid van uw organisatie is.
Onze oplossing vereenvoudigt het proces van het beheren van je eigen eventsuppliers. Evenals het vinden van nieuwe leveranciers voor je evenement en het leveren van inzicht in de totale uitgaven. Of het nu gaat om een locatie, catering, hulp of iets anders – je kunt de beste optie vinden en tegelijkertijd meer controle hebben over de tijd die je besteedt aan het vinden van de juiste leverancier.
Met onze reis- en vluchtintegratieoplossing kun je met het Azavista Platform je reis naar de bestemming van het evenement beheren. Reizen voor je deelnemers vanuit verschillende internationale kantoren kunnen worden georganiseerd met onze integratie in Sabre, Amadeus en TravelPort Galileo. De gesynchroniseerde gegevens stelt je in staat om transfers en logistiek te plannen. De module ondersteunt individuele en groepsreizen. En tot slot kunt u je uitgaven voor alle vluchten die deel uitmaken van uw evenement volgen.
Plan een demo met een van onze consultants om Azavista verder te verkennen
Wij staan klaar om u te helpen al uw uitdagingen op het gebied van evenementbeheer te overwinnen.