Case Study: StartupBootcamp
INDUSTRIE
Venture capital & Seed accelerator
BUSINESS DOEL
Het stroomlijnen van check-in, professionalisering
EVENT LOCATIE
Amsterdam
Hoe Azavista's event management oplossing en check in oplossing het team van Startupbootcamp helpt om productiever te werken en te professionaliseren.
Elk jaar komen er meer en meer startups tot leven over de hele wereld. Mensen uit verschillende locaties, culturen en levensfasen komen samen om iets nieuws te creëren. Ze hebben allemaal iets gemeen: ze verspreiden hun visie, innovatie en bereiken een enorme groei.
Startupbootcamp is gericht op het investeren en ondersteunen van startups om hen te helpen opschalen. Ze hebben 15 versnellingsprogramma’s over de hele wereld die 345+ starters hebben geholpen om van start te gaan en die elk meer dan € 734K hebben opgehaald. Ondernemers hebben de kans om hun bedrijf te presenteren aan mentoren, partners en investeerders, die 3 maanden van fondsenwerving en ondersteuning zullen leiden.
Events zijn erg belangrijk bij het vinden van het beste talent en het betrekken van hun publiek en als zodanig organiseert Startupbootcamp elke maand tientallen evenementen. Het belangrijkste evenement dat ze organiseren is Demo Day waar ze meer dan 350 mensen samenbrengen die geïnvesteerd hebben in de startup- wereld om de geselecteerde startups te ontmoeten en te zien wat ze te bieden hebben.
De Uitdaging
De drukte en opwinding die rond Demo Day heerst is aanstekelijk en is een belangrijke dag voor alle betrokkenen. Na een diepgaand mentorschap kan iedereen de evolutie van de teams en hun verbeteringen zien.
De opbouw tot demo dag gaat gepaard met hoge druk, strakke schema’s en meerdere taken die moeten worden uitgevoerd. Voordat Startupbootcamp Azavista in gebruik nam, werkten de organisatoren van de event teams met behulp van Excel. Deze aanpak was moeilijk schaalbaar, leidde tot fouten en was ongelooflijk tijdrovend.
Startupbootcamp wil er professioneel uitzien zonder het startup gevoel en de cultuur te verliezen. De check-in moest gestructureerd, georganiseerd en technisch up-to-date zijn. Om productiever te zijn, tijd te besparen en er professioneel uit te zien hadden ze een geïntegreerde event platform nodig om de deelnemers uit te nodigen, te beheren, en check-in te organiseren.
De Oplossing
Op zoek naar een tool om hen te helpen bij het beheer van het grote evenement, kwam Alejandra, event manager bij Startupbootcamp, in aanraking met onze event checklist. Na het begrijpen van hun behoeften en eisen heeft Azavista gedefinieerd welke modules essentieel zijn om hun event doelen te bereiken.
Bij Azavista zijn we trots op het opbouwen van goede werkrelaties met onze klanten, voor Startupbootcamp hebben we een toegewijde CSM die verantwoordelijk is voor onboarding en ondersteuning. Op de dag van het evenement hebben volledige ondersteuning geleverd en ons marketing- en klanten serviceteam naar het evenement gestuurd. Dit resulteerde in het een uitstekend event dat verliep zoals verwacht en gepland.
Azavista biedt een breed scala aan modules en oplossingen die een oplossing bieden aan uitdagingen van event managers. We weten dat elke organisator specifieke eisen stelt en daarom is ons platform opgedeeld in modules zodat we bedrijven in verschillende stadia kunnen helpen. Voor Startupbootcamp hebben we samengewerkt om een combinatie van verschillende modules te creëren om zo tot de ideale oplossing te komen.
Met de Event Planning & Setup module heeft Startupbootcamp gepersonaliseerde webpagina en een online registratieformulieren gemaakt. Met behulp van de Participant Management module konden ze honderden uitnodigingen in één keer versturen, e-mailreacties automatiseren en de status van deelnemers bijhouden. Door het inchecken en het printen van onsite badge was excel niet meer nodig. Bij de ingang werden de deelnemers eraan herinnerd dat ze hun barcode klaar hadden om te scannen, waardoor het proces nog sneller en soepeler verliep zonder wachtrijen.
Het Resultaat
Het organiseren van een evenement is nooit eenvoudig. Met deelnemers, deelnemers, afgevaardigden, e-mails en taken die op tijd moeten worden beheerd, kan het bij bepaalde planningen vaak chaotisch zijn voor event managers. Azavista’s platform is essentieel voor het stroomlijnen en automatiseren van de processen van Startupbootcamp.
De check-in app maakte een enorm verschil op Demo Day. Er waren geen wachtrijen tijdens het inchecken en iedereen was verbaasd over hoe professioneel en georganiseerd ze waren. Door gebruik te maken van de Azavista event software heeft Startupbootcamp een geweldig evenement georganiseerd, de betrokkenheid vergroot en de ervaring van de deelnemers verbeterd.
